En un día tan especial no puede fallar nada. Siempre puede surgir algún contratiempo inesperado, pero hay que procurar que no se deba a una mala organización por nuestra parte.
En A Primera Vista queremos comentaros 10 errores que ocurren con mayor frecuencia de la que creemos para que los tengáis en cuenta en la organización de vuestra boda.
1- No tener un presupuesto fijado
¡Craso error! Muchos de nosotros tenemos una ligera idea de cómo queremos que sea nuestra boda, ¿pero realmente sabemos cuánto cuesta la contratación de esos servicios?
Lo primerísimo que hay que hacer a la hora de organizar una boda es fijar un presupuesto máximo. Debemos tener claras cuáles son nuestras posibilidades económicas. Una vez acordado este presupuesto puede darse el caso de que varíe un poco, pero hay que procurar que no nos suponga un quebradero de cabeza.
Cabe destacar que por tener un presupuesto reducido no quiere decir que no puedas tener una gran boda, hay alternativas más económicas que pueden crear el mismo efecto que algo de alta categoría.
2- Olvidos de última hora
Podemos pensar que todo está bajo control cuando ya tenemos el restaurante, el fotógrafo, el vestido, el traje… pero cuando llega el día de la boda nos encontramos con que nos falta algo.
Para evitar estos despistes os recomendamos hacer una check-list de absolutamente todo. Tener todo apuntado es esencial para llevar un control adecuado de lo que nos queda por mirar, reservar, preguntar o incluso pagar.
Ese seguimiento lo podéis llevar en una agenda cualquiera con la que más cómodos os sintáis, bien sea en papel o virtual.
3- Confeccionar un menú pensando sólo en nuestros gustos
Que la comida sea vistosa y que esté para chuparse los dedos es lo primero que solemos buscar para el banquete de nuestra boda, pero muchas veces nos olvidamos qué ingredientes contienen estos platillos.
Si tenéis un familiar cercano con alguna intolerancia o alergia concreta seguramente ya lo habréis tenido en cuenta o mismamente si alguno de vosotros también la tiene.
Es esencial conocer toda la información respecto a la dieta de cada uno de nuestros invitados y trasladar todos los detalles al restaurante, pues pudiera llegar a suceder que alguno de ellos se quede sin probar bocado o incluso le pudiera generar un problema serio.
4- Intentar recortar presupuesto en proveedores esenciales
Hemos dicho que se pueden obtener resultados muy buenos con un presupuesto reducido, pero hay ciertos proveedores en los que no se debe escatimar pues juegan un papel fundamental.
El fotógrafo sería un claro ejemplo. Las fotos de vuestra boda van a ser el mejor recuerdo que quede de ella y debéis poneros en manos de un profesional que tenga experiencia en este tipo de reportajes. Una forma de ahorrar en fotos es hacer la sesión de fotos oficiales con un fotógrafo profesional y prescindir de sus servicios en el banquete y en el baile, seguramente vuestros invitados harán un montón de fotos y vídeos durante la ceremonia que posteriormente compartirán con vosotros.
Incluso el elegir entre música en vivo o no marca la diferencia. Los invitados esperan una fiesta inolvidable en la que van a disfrutar muchísimo. Siempre se puede poner una playlist personalizada en bucle, pero nunca creará el mismo ambiente que un profesional que se dedique a ello, bien sea un grupo, una orquesta o un DJ.
5- No tener en cuenta el transporte
No sería la primera vez ni la última en la que alguien llega tarde a una boda, desde los invitados hasta los propios novios.
El contratar una empresa de transporte suele ser un servicio del que se prefiere prescindir porque damos por hecho que siempre hay alguien con coche que pueda acercar a los que no tienen, pero en verdad es un servicio más práctico de lo que creemos.
Cuando el restaurante se encuentra bastante apartado o cuando hay poco aparcamiento en el recinto la mejor opción es contratar un servicio de transporte privado para que los invitados puedan trasladarse sin problema. Además, en el caso de que alguno tome unas copas de más se puede despreocupar de tener que conducir después de la fiesta.
6- Fallo en el cálculo y distribución de los invitados
Ya habéis decidido cuándo, dónde y cómo, sólo os queda decidir con quién queréis celebrar vuestra boda. Y es que no es tan sencillo pensar en los invitados, pues siempre surgen compromisos.
Os sugerimos hacer un listado de todos los posibles invitados, incluyendo compromisos familiares o de trabajo. Y una cosa que debemos tener clara es que probablemente, sobre todo en bodas grandes, más del 30% de los invitados falle en el último momento y puede que muchos de ellos no confirmen asistencia y se presenten allí el día de la boda por sorpresa.
Invitaciones
Si tenéis pensado diseñar invitaciones virtuales y enviarlas por email no tiene gran complicación.
En el caso de que se vayan a encargar a una imprenta, siempre se recomienda pedir alguna invitación de más pues, en el caso de que nos haga falta por algún olvido de última hora, va a suponer un gasto adicional el hecho de tener que pagar de nuevo la plantilla de la impresión.
Sabiendo esto, os recomendamos pedir un 30% menos de invitaciones respecto al número de invitados.
Por ejemplo, si en nuestro listado tenemos 150 invitados, deberíamos encargar unas 100 invitaciones. La mayor parte de nuestros asistentes acuden en pareja, así que no sería necesario pedir tantas invitaciones como invitados haya. Pero, como hemos mencionado, siempre hay que encargar alguna invitación de más para posibles compromisos.
Banquete
Sin embargo, cuando hacemos el recuento de asistentes al banquete no es recomendable encargar menús por si acaso acude alguien que no esperábamos.
Normalmente los restaurantes cobran por asiento. Si habéis encargado 150 menús y finalmente sólo acuden 130, posiblemente os cobren los menús encargados en su totalidad.
Es por esto por lo que se deben reservar únicamente los cubiertos de los invitados que han confirmado asistencia y poner de sobreaviso al restaurante de que posiblemente acuda alguien más sin confirmar.
Y otro pequeño detalle que debéis tener en cuenta es la colocación de las mesas. El restaurante desconoce la relación personal que hay entre los invitados, así que lo mejor es que distribuyáis con antelación el Seatting Plan de los invitados para evitar que surja algún conflicto entre personas que no congenian.
7- No contar con un kit de emergencia
Realmente, es un imprescindible para cualquier evento y uno de los grandes olvidados. No nos referimos simplemente a un botiquín como tal, que incluya tiritas y medicamentos, sino a nuestro propio kit de emergencia personalizado.
Seamos los novios o los invitados de una boda deberíamos llevar un calzado cómodo de repuesto, maquillaje y peine para hacernos un retoque, una prenda de abrigo para la noche y los medicamentos que podamos necesitar o que tomemos a diario.
Si bien, en estos últimos años se ha puesto de moda colocar en puntos estratégicos (baño o entrada al recinto) alpargatas o kits de maquillaje para los invitados. Es un complemento que encarece bastante el presupuesto, pero muchas veces te saca de un apuro y muchos invitados seguro que lo agradecen.
8- No realizar pruebas y ensayos con antelación
Una, dos, tres… ¡y las que hagan falta! No podemos presentarnos en el día de la boda sin haber hecho pruebas de maquillaje, de peinado o de fotos.
Hay que medir cada detalle y ese día tenemos que vernos y sentirnos muy bien. Si no estamos habituados a tomarnos fotos en pareja, lo ideal es tener una sesión de preboda con nuestro fotógrafo para saber qué poses nos favorecen más y cómo podemos sacar el máximo partido al reportaje de novios. Además, conviene hablar con nuestro fotógrafo para que sepa qué estilo de fotografía nos gusta más.
Las pruebas de maquillaje y peinado son las más importantes, no queremos sentirnos disfrazados. Hay que realizar varias pruebas con distintos estilos para encontrar el que más nos favorezca. El look ideal va a ser aquel con el que nos veamos arreglados pero sigamos sintiéndonos nosotros.
9- No tener en cuenta la climatología
¿Queréis celebrar la boda en agosto porque hace muy buen tiempo? ¿O tal vez en octubre porque no hace tanto calor? El tiempo no perdona, y menos en ciertos sitios de nuestro país.
Si vais a celebrar una boda al aire libre debéis tener un plan B por si se da el caso de que ese día llueva o haga mucho viento. Y en lo que respecta a la vestimenta hay que procurar llevar un outfit versatil que se pueda adaptar fácilmente a los cambios de temperatura, pues no sería la primera vez que en octubre nos encontremos con una climatología propia de los meses de verano.
10- Prescindir de los servicios de una Wedding Planner
En un principio podemos pensar que invertir en la contratación de los servicios de una Wedding Planner va a incrementar considerablemente nuestro presupuesto.
Las empresas que se dedican profesionalmente a la organización de eventos cuentan con una gran experiencia y tienen altos conocimientos sobre las últimas tendencias y los proveedores que más se adecúan a las necesidades de las parejas.
A la larga supone un ahorro en todos los sentidos, tanto económico como de estrés y tiempo para los novios.
Esperamos que estos datos os sean de utilidad y os ayuden a organizar una boda perfecta.
Cualquier consulta que tengáis, aquí estaremos para resolverla. Y si necesitáis una Wedding Planner no dudéis en escribirnos.
¡Nos vemos pronto!
Disenium